【例文あり】就活で使える企業へのメールの送り方５選

こんにちは！

採用コンサルタントとして企業の人事業務や、大学で就活講師として活動する”採用者たてがみ”です。

本記事では『企業へのメール』についてお話していきます。

さて、就活をしていると必ず企業の方とメールをしなくてはならなくなります。

ただ、このような悩みを持ったことはありませんか？

そこで今回は就活で必ず書くことになるメールについて、採用する立場から解説します。

コピー＆ペーストで使えるメール例文も記載したので、ぜひご活用ください！

どのような時にメールを送る必要があるのか

就活もとい社会人のコミュニケーションの基礎は”メール”であり、特に返信は「ちゃんと見て（伝わって）います」という意思表示としての共通認識となっています。

そのため、原則としてメールはすぐに返信するものだと思っておきましょう！！

ただし、メールにはわかりやすい件名や枕詞、尊敬語・謙譲語、締めの一言など、みなさんからすると面倒なことが多く、返信を後回しにしてしまうことも多々あるかと思います。

それにすぐ返さなくても問題なさそうな連絡もありますし、そもそも返さなくても良いかも…なんてメールまでありますよね。

つまり、メールは重要で時間もかかるけど、メリットを感じにくいタスクなのです。

だからこそ、まずはどのような時にメールを送る必要があるのかを一緒に考えていきましょう！

企業への送付・返信が必要なメールの種類

就活上で企業にメールを送らなければならない具体例を下記の通り紹介します。

意外と少ないと思うかもしれませんが、これらを企業に送付する機会は多くあります。

また、日程調整や提出物は急を要することも多いですし、説明会や面接の御礼メールは次回選考の案内が届くまでに出さないと意味がありません。

そのため上記のメールに関しては、急速にメールを送ることを心がけましょう。

返信の必要がないメール

返信の必要がないメールには、特に次回以降の選考に関係のない一斉送信やシステムから送られるメールなどが挙げられます。

つまり、”あなた以外にも送られている”または”システムから送られてきており、そもそも返信に対応していない”というタイプのメールが挙げられます。

最近では企業も採用活動を便利にするための自動送信ツールなどを多く使っています。機械的なメッセージや、受けている企業と関連性のないドメイン（@以下）からメールが来ている場合は、返信しなくても良いことが多いです。

就活で使える企業へのメールの送り方５選

それでは実際にどのようなメールを送ればよいのか、以下にテンプレートを記載しましたので、ご確認ください。

上記しましたが、メールは大切なものではあるものの、時間を割いても得るメリットが小さいです。そのため、このようなテンプレートを活用いただき、余った時間を面接対策などの有意義な時間に使っていただけると良いと思います！

＜注意＞
すべての例文メールに”件名”をつけておりますが、返信の場合は件名を変える必要はありません。（Re.～といった表記になります）
その場合は名前下「表題の件について、連絡させていただきました」の記載は消し、いただいたメールに対して「こちらのご連絡ありがとうございます」と記載すれば問題ありません。

面接などの日程調整

就活中で最も必要となるメールと言えるのが、この日程調整メールです。

マナーとしては、必ず幅広く複数の日程を送付することを心がけましょう。

みなさんの都合に必ず合わせられるほど社会人の予定は空いておりません。日程が合わずに何度もメールが往復するのも手間となりますので、前もって３日程以上がお伝えできるとベストです。

また、日程の返事が来たら、必ず“確認した”という文面の返信も必要になります。

なぜなら、みなさんからの確認（返信）をもって、初めて面接日は確定となるからです。そのような時には下記の返信をご活用ください。

もしWeb面接用のURLがついてきた場合は「当日のURLも誠にありがとうございます」といった心遣いや、「当日、皆様にお会いできるのを楽しみにしております」などの記載も適宜活用していきましょう！

提出物を送るとき

履歴書や卒業見込み証明書、健康診断書など、選考では提出物も多々あります。

これらのメールを送付する時は、まず何を送付したか明確に書くことが重要です。

また、添付するデータ名もしっかりと”誰の・何か”わかるように記載しましょうね！

質問したいとき

就活をしていると企業に確認したいことや、質問したいことが発生すると思います。

面接などで聞くことが適切ではありますが、すでに内定をもらっており、接点が無い場合はメールで問い合わせましょう。

ほかにも電話するほどでもないし、急用でもない…といった時にも使えます。

また、内定をもらった後に質問したい場合は「貴社について前向きに考えておりまして、下記〇点について、ご教示いただけますでしょうか」などの心遣いのある一文を入れることも大切です。

選考を辞退したいとき

選考を辞退したい旨のメールも就活では以外と多い連絡です。

説明会を受けた後やESを出す前など、みなさんから次のアクションを起こすフェーズであれば必要ありませんが、すでに面接日が決まっている場合などは、しっかりとキャンセルを伝えるのがマナーです。

特に面接前日など、急に辞退することになってしまった場合は、「直前でのご連絡となってしまい、申し訳ございません」とお詫びの気持ちを伝えましょう。

また、この際に辞退理由を伝える必要はありませんが、抵抗感がなければ記載してあげると丁寧です。

内定後の辞退については、こちらに記事に記載しております。ぜひこちらもご活用ください↓

説明会・面接・面談の御礼（こちらは任意）

最後に御礼メールになります。

こちらは任意ですが、御礼メールを送ることであなたへの印象が大きく変わる可能性もあります。余裕がある場合は送りましょう！

御礼メールについては「本当に必要なのか？」など、みなさんからいただく質問がとても多かったので、下記の記事にまとめました。ぜひこちらもご覧ください↓

本記事のまとめ

最後まで読んでくださり、ありがとうございました！

本記事では面倒なものの、就活で必ず書くことになるメールについて例文を記載させていただきました。

改めてですが、メールは丁寧かつすぐに送るべきものでもありますが、あまり時間をかけるべきものではありません。

そのため、本記事で紹介したようなメール例文を参考にしていただき、すぐに企業に送信できるように努めましょう！

また、この記事で出てきた敬語や難しい表現については、下記の記事でポイントを記載しておりますので、ぜひご覧ください↓